Özlük Dosyası Nedir? Nasıl Hazırlanır?

A+
A-
Özlük Dosyası Nedir? Nasıl Hazırlanır?

Özlük Dosyası Nedir? Nasıl Hazırlanır?

Özlük dosyası nedir? Nasıl hazırlanır? Özlük Dosyası 4857 sayılı İş Kanunu uyarınca, işveren tarafından her işçi için düzenlenmesi gereken dosyadır. İşçinin işe alınmasından itibaren işle ilgili her türlü kayıt ve işçiye ait gerekli belgeler bu dosyada saklanır. Özlük dosyası içerisindeki belgeleri basılı olması zorunlu olsa da birçok durumda kolaylık olması amacıyla kayıtlar dijital olarak da tutulabilmektedir ve belgelerin kopyaları dijital ortamda saklanabilmektedir. İşçinin işe giriş çıkış saatleri, izin belgeleri ve dilekçeleri gibi pek çok kayıt da özlük dosyasına dahil edilebilir.

Özlük Dosyası Neden Gereklidir?

Özlük dosyası hazırlanmasının temel amacı, işçi-işveren ilişkisinde meydana gelebilecek haksızlıkların önüne geçebilmek ve haksızlık meydana geldiğinde bunu hukuki yollarla çözebilmektir. Özlük dosyasının varlığıyla ilk olarak işçinin çalışma durumu resmiyet kazanır. Böylece insan haklarına dayanan İş Kanunu; İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu gibi kanunların maddelerinin uygulanmasının ilk adımı atılmış olur. Personel özlük dosyası içerisinde işle ilgili güncel her türlü kayıt bulunduğundan, işçi-işveren arasında doğan bir anlaşmazlık durumunda yetkili kişiler, söz konusu dosyadaki kayıtlara bakmak suretiyle anlaşmazlığı kanunlara göre çözebilirler.

personel-özlük-dosyası-örneği

Özlük Dosyası Düzenlememe Cezası

İşveren, her işçi için personel özlük dosyası hazırlamak zorundadır. Özlük dosyası hazırlamadığı her işçi için 2.810,76 TL para cezası öder. Bununla birlikte, özlük dosyasında bulunması gereken evrakların eksik olması halinde de işveren para cezası alır.

Özlük Dosyasında Bulunması Gereken Evraklar

İşçinin firmada çalışma süresince özlük dosyasına pek çok kayıt ve belge girebilir. İşle ilgili tüm belgeler, yazışmalar, dilekçeler, uyarılar, cezalar özlük dosyasında saklanır. İşçi firmadan ayrıldığı zaman da işten çıkmayla ilgili belgeler eklenir, belli bir süre bu belgeler saklanır.

Özlük Dosyası Nasıl Hazırlanır? Özlük Dosyasında Bulunması Gereken Belgeler

  • Nüfus cüzdanı fotokopisi
  • Vesikalık fotoğraf
  • İkametgah belgesi
  • Adli sicil kaydı
  • Nüfus kayıt örneği
  • İş sözleşmesi
  • SGK işe giriş bildirgesi
  • Aile durumunu bildiren belge
  • Diploma fotokopisi/Mezuniyet belgesi
  • Sağlık raporu Engelliyse engelli raporu
  • Engelli, terör mağduru ya da eski hükümlü ise İŞKUR müracaat belgesi
  • Erkekse askerlik durumunu gösteren belge

Özlük Dosyasında Bulunması Gerekenler

  • İzin formları
  • Sağlık raporları
  • Uyarılar, cezalar, tutanaklar, savunmalar
  • Çalışma bordrosu
  • İşçinin durumundaki değişiklikleri gösteren her türlü belge

İşçi İşten Ayrıldığında Özlük Dosyasına Eklenmesi Gereken Evraklar

  • İstifa dilekçesi/Fesih bildirimi
  • Hizmet belgesi
  • SGK işten ayrılma belgesi

İşçinin Kişisel Verilerin Korunması

İşveren, işçinin özlük dosyasındaki kişisel verilerini yalnızca iş hukukuna, verilerin alınma amacına uygun olarak paylaşabilir. Fakat söz konusu işçinin dini, mezhebi, siyasi görüşü, sendika üyeliği, ırkı, cinsel hayatı gibi özel nitelikli bilgiler olduğunda işçinin onayı olmadan bu bilgileri kaydedemez, verilerin alınma amacına uygun görse dahi bu bilgileri hiçbir kişiyle ya da kurumla paylaşamaz.

İşçi işten ayrıldıktan sonra, işçinin özlük dosyasında bulunan kişisel verilerinin saklanma süresi dolduğunda, işverenin bu verileri silmesi gerekmektedir. Kişisel verilerin gizliliği konusunda usulsüzlük tespit edildiğinde, işveren üç yıla kadar hapis cezası alabilir.

Özlük Dosyası Saklama Süresi

Özlük dosyası saklama süresi yasal düzenlemeye bağlı olarak 10 yıl saklama zorunluluğu bulunmaktadır.

BİR YORUM YAZIN

ZİYARETÇİ YORUMLARI - 0 YORUM

Henüz yorum yapılmamış.